Ouderraad

Algemeen

De ouderraad is een adviserend en ondersteunend orgaan binnen de jeugdopleiding van Lutlommel VV. Ze biedt advies en ondersteuning zowel aan het jeugdbestuur alsook aan de ouders van de spelers. De ouderraad heeft geen beslissingbevoegdheid inzake beleid van de jeugdopleiding.
Haar functie is een klankbord en een spreekbuis tussen de ouders en de jeugdopleiding (jeugdbestuur, coördinatoren) van de club.

Doelstellingen

  1. Behartigen van de belangen van de jeugdspelers van Lutlommel VV en van hun respectievelijke ouders. 
  2. Onderhouden van voeling met de jeugdspelers, het jeugdbestuur en de ouders van de jeugdspelers.
  3. Organiseren en maximaliseren van de communicatie naar jeugdspelers, jeugdbestuur en ouders.
  4. Verhogen ouderparticipatie bij de club zowel bij het dagelijkse functioneren van de club als bij het organiseren en activiteiten in het belang van de club.
  5. Verwoorden, bespreken en van verwachtingen, bezorgdheden, klachten en meningen van de jeugdspelers en ouders en hieromtrent voorstellen formuleren.
  6. Verstrekken van advies en formuleren van voorstellen om de organisatie van de jeugdopleiding te verbeteren. Belangrijk is dat de ouderraad een informatiebron is naar het jeugdbestuur van de club. 
  7. Toetsen van het jeugdbeleidsplan van Lutlommel VV aan de werkelijkheid.
  8. Uitdragen van de waarden en de normen van de club zoals die openbaar gemaakt worden via de gekende kanalen.
    Toezicht houden dat jeugdspelers, ouders en alle andere betrokken personen de gedragsregels van Lutlommel VV naleven en desgevallend er op wijzen dat de betrokken persoon buiten zijn/haar rol treedt zowel tijdens trainingen als wedstrijden.
  9. Nemen van initiatief tot de organisatie van extra-sportieve activiteiten in overleg met het (jeugd)bestuur van de club.

 
Samenstelling ouderraad
Lutlommel VV streeft naar een representatieve samenstelling van de ouderraad. Van elk team in de leeftijdscategorie vanaf U6 tot en met U17 is er een ouder vertegenwoordigd in de ouderraad.

  • Vertegenwoordiging ouders bij voorkeur niet bij de jeugdwerking betrokken ouder
  • Voorzitter ouderraad: is een ouder van een jeugdspeler, verkozen bij de eerste vergadering voor het lopende seizoen
  • Secretaris ouderraad: is een ouder van een jeugdspeler, verkozen bij de eerste vergadering voor het lopende seizoen
  • Ombudsman (API)
  • Lid jeugdbestuur
  • Lid sportieve cel: VJO/ TVJO/AVJO/  Co BB/ Co MB/ Co OB


Taak voorzitter ouderraad

  • Uitnodigen van de  leden ouderraad
  • Leiden van de vergadering
  • Opsommen te bespreken onderwerpen
  • Timing vergadering respecteren
  • Organiseren van de aanduiding  secretaris van de vergadering 


Profiel voorzitter ouderraad:

  • Empatisch vermogen
  • Organisatorisch sterke persoonlijkheid


Taak secretaris: (verkozen door de leden van de ouderraad bij de eerste vergadering) 

  • Notulen vergadering opmaken
  • Notulen verdelen aan de leden van de ouderraad en aan de voorzitter van het jeugdbestuur en het hoofdbestuur.

De samenstelling van de ouderraad in consulteerbaar op de website van de club en wordt ook meegedeeld via de gekende communicatiekanalen.


Functioneren:

  1. Installeren ouderraad (bij aanvang seizoen/ september)
  2. Vergadering : 4 keer per jaar gedurende max 1,5 uur.
  3. In uitzonderlijke gevallen op verzoek van de leden en na beoordeling van de voorzitter kan de ouderraad vaker ad hoc samengeroepen worden.
  4. Agendapunten worden aangebracht door ouders, jeugdspelers, jeugdbestuur, voorzitter ouderraad, ombudsman en (vooraf) bezorgd aan de voorzitter van de ouderraad.
  5. De leden van de ouderraad houden voeling met de club en het team in het bijzonder om tijdig agendapunten aan te brengen aan de voorzitter van de ouderraad.


Rapportering

  • De Secretaris notuleert de vergadering. 
  • De secretaris verdeelt de notulen van de vergadering aan de leden van de ouderraad.
  • De voorzitter deelt de notulen mee aan de voorzitter van het jeugdbestuur en aan de voorzitter van de club. Het jeugdbestuur en / of hoofdbestuur neemt een beslissing in die agendapunten die een beslissing noodzakelijk maken. De beslissingnemer rapporteert terug aan de voorzitter van de ouderraad.
  • De voorzitter archiveert de notulen van de vergaderingen ouderraad.

Spelersraad

Algemeen
De spelersraad behartigt de belangen van de jeugdspelers binnen de club Lutlommel VV. Het doel van de spelersraad is enerzijds de communicatie tussen de jeugdspeler, het jeugdbestuur en de technische staf te verbeteren. Anderzijds is de spelersraad ook het instrument bij uitstek om de jeugdspelers meer inspraakmogelijkheden aan te bieden. De spelersraad heeft geen beslissingsbevoegdheid en treedt enkel op als adviesorgaan.


Doelstellingen

  1. Jeugdspelers actief betrekken bij het clubgebeuren
    *meedenken en meewerken aan activiteiten
    *meedenken inzake opleiding/ vorming 
  2. Informatie uitwisseling tussen jeugdbestuur- sportieve cel en jeugdspelers
    *wensen
    *vragen
    *opmerkingen
    *klachten
  3. Kankbord tussen alle betrokken partijen (jeugdspelers – opleiders – jeugdbestuur)
  4. Toetsen van het jeugdbeleidsplan aan de realiteit
  5. Lanceren van sportieve en para-sportieve initiatieven
  6. Advies verstrekken aan jeugdbestuur en/of sportieve cel (beslissingsbevoegdheid is in handen van het jeugdbestuur)


Samenstelling
De spelersraad is als volgt samengesteld:

  • Voorzitter spelersraad 
  • Één speler per team vanaf U12 tot en met U17 (vast lid en vervangend lid)
  • Coördinator MB en/of BB
  • Verantwoordelijke jeugdopleiding
  • Ombudsman
  • Lid jeugdbestuur


Taak voorzitter spelersraad

  • Uitnodigen van de  leden spelersraad
  • Leiden van de vergadering
  • Opsommen te bespreken onderwerpen
  • Timing vergadering respecteren
  • Aanduiden secretaris van de vergadering 
  • Voorzitter heeft een doorslaggevende stem in geval een beslissing genomen moet worden waarbij de stemmen evenveel voor/ tegen zijn.


Profiel voorzitter spelersraad:

  • Pedagogische opleiding genoten
  • Empatisch vermogen
  • Sterk in mentale en sociale begeleiding spelers
  • Organisatorisch sterke persoonlijkheid


Taak secretaris: (verkozen door de leden van de spelersraad) 

  • Notulen vergadering opmaken
  • Notulen verdelen aan de leden van de spelersraad

 

Functioneren:

  1. Installeren spelersraad (bij aanvang seizoen/ september)
  2. Vergadering : 4 keer per jaar gedurende maximum  1 uur in de week voorafgaand / volgend of tijdens onderstaande vakantie; (gevolgd door een afsluitende en ontbindende spelersraadvergadering)
    *Allerheiligenvakantie
    *Kerstvakantie
    *Krokusvakantie
    *Paasvakantie
  3. In uitzonderlijke gevallen op verzoek van de leden en of betrokken partijen en na beoordeling van de voorzitter van de spelersraad kan de spelersraad vaker samengeroepen worden.
  4. Agendapunten worden aangebracht door spelers, jeugdbestuur, coördinatoren, sportief manager jeugdopleiding, , voorzitter spelersraad, ombudsman
  5. De notulen van de beslissingen door het jeugdbestuur  worden gepubliceerd op de website van de club.
  6. De leden van de spelersraad houden voeling met alle jeugdspelers om tijdig agendapunten aan te brengen aan de voorzitter van de spelersraad.

 

Rapportering

  • De Secretaris notuleert de vergadering. 
  • De secretaris verdeelt de notulen van de vergadering aan de leden van de spelersraad. 
  • De secretaris archiveert de notulen van de spelersraad.
  • De voorzitter deelt de notulen mee aan de voorzitter van het jeugdbestuur.
  • Het jeugdbestuur notuleert de beslissingen aan de voorzitter.
  • De voorzitter publiceert de beslissingen genomen door het jeugdbestuur op de website van de club.
  • De voorzitter neemt deze beslissingen op in de agenda punten van volgende vergadering.